Overview
Secrétaire général adjoint (F/H) – Institut français du Japon – Antenne de Kyoto Jobs in Kyoto, Japan at Ministère des Affaires étrangères français
Title: Secrétaire général adjoint (F/H) – Institut français du Japon – Antenne de Kyoto
Company: Ministère des Affaires étrangères français
Location: Kyoto, Japan
Description synthétique du poste
Sous l’autorité de la Consule générale / Directrice déléguée d’établissement culturel, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’une antenne d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, RH, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l’antenne du Kansai de l’Institut français du Japon (IFJ).
Activités principales
Vos missions principales s’articulent autour des axes suivants : 1. Gestion financière et budgétaire : – gestion et suivi des budgets de l’antenne du Kansai pour les sites de Kyoto et Osaka : préparation du budget initial, des budgets rectificatifs, mise en place de tableau de suivi par activité, analyse de la rentabilité des cours de français et des autres centres de profit (notamment académie de musique et examens) ; – accompagnement de la gestion financière de l’antenne de la Villa Kujoyama : liquidation et ordonnancement, conseil en gestion administrative et RH, relation avec l’IF Paris et la Fondation Bettencourt Schueller pour le suivi des subventions déléguées ; – suivi du Contrôle interne budgétaire et comptable (CIBC) avec le secrétaire général de l’IFJ et l’agent comptable régional. 2. Gestion des ressources humaines, en lien avec le SG du siège : – encadrement direct de 5 agents mensualisés et 9 personnels vacataires, organisation des recrutements, rédaction des contrats, supervision de l’évaluation des ADL, participation à l’actualisation du règlement intérieur et des conventions collectives ; – gestion des plannings et des congés, suivi du temps de travail (pointeuse) ; – coordination du dialogue social : relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l’antenne du Kansai, participation aux CCL et CSAPE (instances pilotées par le consulat général), gestion des conflits, maintien de la cohésion entre les équipes de Kyoto et d’Osaka. 3. Gestion logistique et matérielle : – suivi de la programmation et de l’exécution des travaux (bâtiment historique classé à Kyoto, partage des charges avec le Consulat général) ; – supervision des équipements et de leur maintenance des équipements, gestion des achats ; – suivi du contrat de bail avec le restaurant en gestion déléguée dans le bâtiment de Kyoto et coordination dans le cadre du programme d’activité de l’antenne. 4. Gestion administrative : – gestion administrative et juridique de l’Institut (veille juridique, gestion du contentieux en lien avec le SG du siège, contrats de prestation, rédaction de contrats avec les artistes etc.) ; – gestion des risques, veille à l’application des consignes de sécurité en liaison avec le Consulat général.
Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions
Expérience confirmée en management, ainsi qu’en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. Japonais facultatif.
