Overview
Asistente Legal Jobs in Colombia at Raleigh Immigration Law Firm
Title: Asistente Legal
Company: Raleigh Immigration Law Firm
Location: Colombia
Bufete de Abogados de Inmigración de Raleigh
Descripción del Puesto
Asistente Legal
Resumen
El Asistente Legal cumple una función clave dentro del bufete. Su principal objetivo es apoyar al equipo legal mediante la gestión de las agendas del bufete, los abogados y los asistentes legales; la organización y el mantenimiento de los sistemas de archivo y gestión de casos; la preparación de correspondencia y documentos legales; y la comunicación con los clientes y otras personas cuando sea necesario para responder consultas básicas.
- El puesto de Asistente Legal es no exento.
Relación de reporte:
Los Asistentes Legales realizan la mayor parte de su trabajo bajo la dirección de los abogados y asistentes legales responsables de cada caso. La relación laboral del Asistente Legal con el bufete es gestionada por el Administrador del Bufete.
Autoridad:
Las normas de Conducta Profesional de la ABA y las regulaciones del Colegio de Abogados del Estado prohíben a los Asistentes Legales ejercer la abogacía. Todo el trabajo realizado por los Asistentes Legales debe llevarse a cabo en apoyo y bajo la supervisión directa de un abogado.
Al interactuar con los clientes, los Asistentes Legales deben tener cuidado de no incurrir, aunque sea de manera involuntaria, en el ejercicio no autorizado de la abogacía. Esto incluye evitar responder preguntas sobre lo que sucederá en el caso de un cliente o recomendarle que siga un determinado curso de acción durante su proceso.
Responsabilidades:
1. Interactuar con clientes y otras partes interesadas, estableciendo relaciones por teléfono, correo electrónico y en persona. Mantener una comunicación clara y profesional para prevenir quejas o solicitudes de reembolso.
2. Mantener y actualizar los sistemas de gestión de casos, gestión de relaciones con clientes, gestión documental y otros sistemas esenciales del bufete.
3. Administrar calendarios: programar citas, registrar tareas y plazos, y asegurar que las agendas del bufete y del equipo se mantengan organizadas con precisión y eficiencia.
4. Recuperar y gestionar correos electrónicos y mensajes de voz, asegurando que las copias de los mensajes se documenten en los archivos del bufete (en formato físico, electrónico o ambos).
5. Comunicarse con tribunales y agencias administrativas en relación con audiencias, mociones y otras comparecencias, actuando como punto de contacto administrativo del bufete para estos asuntos.
6. Preparar y gestionar la firma de contratos de servicios legales, asegurando la recepción de los contratos debidamente firmados.
7. Asegurar que los abogados cuenten con todos los materiales necesarios para reuniones o comparecencias ante el tribunal.
8. Registrar el tiempo de trabajo cuando sea requerido.
9. Crear y gestionar los expedientes de nuevos clientes del bufete, y cerrarlos cuando el caso haya concluido.
10. Organizar los documentos dentro del expediente del cliente.
11. Crear y actualizar los procedimientos operativos estándar (POE).
12. Preparar cartas cuando sea necesario (por ejemplo, cartas de no contacto o cartas de desistimiento).
Matriz de tareas
Diariamente
- Revisar las citas y recordatorios de las próximas dos semanas para asegurar que todos los plazos estén correctamente programados y que cualquier conflicto de agenda sea identificado y resuelto.
- Asegurar que los materiales necesarios para las citas estén listos uno o dos días antes de cada reunión.
- Contestar llamadas telefónicas, filtrar llamadas y recibir mensajes.
- Programar citas.
- Reunirse con el abogado asociado y el asistente legal.
- Abrir expedientes de nuevos clientes.
- Realizar el trabajo legal delegado por el asistente legal (cartas, alegatos, presentaciones).
- Registrar citas, llamadas, mensajes y correspondencia en el sistema de gestión de casos.
- Crear nuevos contactos y actualizar la información de contacto en el sistema de gestión de casos.
- Traducir documentos al inglés cuando sea necesario (con apoyo de herramientas como GPT).
- Verificar diariamente los números de identificación de los clientes.
- Participar en reuniones diarias.
Semanalmente
- Revisar con el abogado asociado los proyectos adicionales que deben realizarse y programarlos.
- Participar en reuniones semanales del equipo para revisar el estado de los casos.
- Organizar archivos administrativos y expedientes de casos.
- Cerrar expedientes cuando corresponda.
Mensualmente
- Apoyar con las actualizaciones necesarias para las reuniones de equipo o de estado de casos.
Educación y Experiencia
- El Asistente Legal debe contar con diploma de escuela secundaria. Se valorará formación adicional en una universidad o institución de educación superior.
